Pour illustrer ce qu’il est possible de faire avec la mise en place d’un modèle économique, je vous propose de définir quelques métriques qui peuvent être la base de la construction d’un tableau de bord de pilotage du SI. La mesure et le suivi des tendances dans le temps structurent les actions de gouvernance du SI.
Chaque métrique est illustrée par un objectif, une définition et les modalités de calcul.
Sans être exhaustif, j'espère que ces quelques indicateurs de performances clés seront une source d'inspiration pour vous.
Bonne lecture !
Chaque métrique est illustrée par un objectif, une définition et les modalités de calcul.
Sans être exhaustif, j'espère que ces quelques indicateurs de performances clés seront une source d'inspiration pour vous.
Bonne lecture !
Budget dépense de la DSI (kpi1)
Objectif(s) : Mesurer le poids financier de la DSI et son évolution
Définition : Par DSI, nous entendons les départements Etudes MOE, les fonctions supports (architecture, qualité, outils, .administratif, ..) et la production. Pour mesurer l’intensité capitalistique, notamment dans un plan d’optimisation des coûts, il convient de ne prendre que les charges et donc exclure les produits de refacturations. Le budget est valorisé en € et en P/L. Dans l’idéal, les activités humaines doivent être valorisées en coûts réels et non à partir de taux journalier moyen ce dernier entraînant une distorsion des coûts.On ne prend en compte que les dépenses connues et pilotées donc par définition à l’exclusion des coûts informatiques à l’initiative des métiers hors DSI.
Définition : Par DSI, nous entendons les départements Etudes MOE, les fonctions supports (architecture, qualité, outils, .administratif, ..) et la production. Pour mesurer l’intensité capitalistique, notamment dans un plan d’optimisation des coûts, il convient de ne prendre que les charges et donc exclure les produits de refacturations. Le budget est valorisé en € et en P/L. Dans l’idéal, les activités humaines doivent être valorisées en coûts réels et non à partir de taux journalier moyen ce dernier entraînant une distorsion des coûts.On ne prend en compte que les dépenses connues et pilotées donc par définition à l’exclusion des coûts informatiques à l’initiative des métiers hors DSI.
Budget SI sur CA
Ce ratio est essentiellement à usage interne et encore… Les contextes étant par trop hétéroclites, ce ratio bien que souvent utilisé n’est pas très pertinent. Il montre surtout que les coûts informatiques sont dans une large mesure fixe au regard du C.A.
Précision, on considère la direction des SI comme une fonction support de l’entreprise et donc le C.A retenu est celui de l’entreprise et non celui de la DSI !
Précision, on considère la direction des SI comme une fonction support de l’entreprise et donc le C.A retenu est celui de l’entreprise et non celui de la DSI !
Effectif de la DSI
Effectif total en ETP (kpi21)
Objectif(s) : déterminer le nombre d’ETP en ressource humaine total et en suivre son évolution dans le temps.
Définition : Prendre les effectifs calculés en ETP selon les règles internes à l’entreprise. Seul les effectifs hors MOA et AMOA sont pris en compte. Les effectifs externes mis à disposition de la DSI (RH, Ctrl de Gestion, …) doivent être comptés. Pour plus de simplicité, les forfaits sont exclus du périmètre.
Définition : Prendre les effectifs calculés en ETP selon les règles internes à l’entreprise. Seul les effectifs hors MOA et AMOA sont pris en compte. Les effectifs externes mis à disposition de la DSI (RH, Ctrl de Gestion, …) doivent être comptés. Pour plus de simplicité, les forfaits sont exclus du périmètre.
Effectif interne (kpi22) – effectif externe en ETP (kpi23)
Objectif(s) : Mesurer le taux d’externalisation global en ETP, identifier les zones qui seraient surexposées à la sous-traitance. Permet d’alimenter les réflexions sur les compétences clés de DSI et la GPEC.
Définition : A partir du nombre d’ETP internes et externes ; mesurer le poids des externes sur les internes. Cette mesure peut être faite en global au niveau DSI, ou uniquement sur le Build, sur le Run ou par activités.
Calcul : total externe en ETP/ (total interne + externe en ETP)
Il est évidemment possible de calculer un taux d’internalisation en inversant le numérateur et dénominateur.
Définition : A partir du nombre d’ETP internes et externes ; mesurer le poids des externes sur les internes. Cette mesure peut être faite en global au niveau DSI, ou uniquement sur le Build, sur le Run ou par activités.
Calcul : total externe en ETP/ (total interne + externe en ETP)
Il est évidemment possible de calculer un taux d’internalisation en inversant le numérateur et dénominateur.
Effectif total en € (kpi24)
Objectif(s), définition et calcul : Idem que KPI21 mais en €
Effectif total en € (kpi25) – effectif externe en € (kpi26)
Objectif(s) : En détaillant les coûts des prestations intellectuelles externes par fournisseur, cela permet de voir les surexpositions à certaines entreprises, de prendre les mesures pour rétablir si nécessaires les forces en présence.
Idem que KPI22 et kpi23 mais en €.
Idem que KPI22 et kpi23 mais en €.
Composition du capital de la DSI
Poids de la matière grise (KPI31)
Objectif(s) : Matérialiser la grandeur des dépenses liées aux activités humaines, la matière grise, dans le budget global de la DSI, notamment au regard des dépenses de matériel et logiciels.
Définition : Prendre l’ensemble des dépenses liées aux prestations intellectuelles sur le périmètre de la DSI (interne en € et externes en € donc avec les forfaits !). Il convient donc de prendre la masse salariale avec les charges sociales des internes et les coûts des prestations externes quel que soit la forme juridique du contrat (régie, forfait, centre de services, …). Ce KPI se calcule à partir du KPI1.
Calcul : Montant en € des activités humaines / Montant total DSI ou (kpi25/ kpi1)
Définition : Prendre l’ensemble des dépenses liées aux prestations intellectuelles sur le périmètre de la DSI (interne en € et externes en € donc avec les forfaits !). Il convient donc de prendre la masse salariale avec les charges sociales des internes et les coûts des prestations externes quel que soit la forme juridique du contrat (régie, forfait, centre de services, …). Ce KPI se calcule à partir du KPI1.
Calcul : Montant en € des activités humaines / Montant total DSI ou (kpi25/ kpi1)
Importance des autres natures de dépenses (KPI32)
Objectif(s) : Mesurer l’importance des autres natures de dépenses (matériel, logiciel, maintenance, location, amortissements, ….) dans le budget global de la DSI. En lien avec le KPI31, cela permet de souligner la hauteur des dépenses de chaque nature pour orienter, prioriser les actions de pilotage.
Définition : Prendre le montant de toutes les dépenses sauf celles relatives aux activités humaines. Ce KPI se calcul à partir du KPI1.
Calcul : Montant en € du non humain / Montant total DSI ou (kpi1-kpi25)/ kpi1)
Les natures de dépenses entre matières grises et autres peuvent être déclinées pour :
Définition : Prendre le montant de toutes les dépenses sauf celles relatives aux activités humaines. Ce KPI se calcul à partir du KPI1.
Calcul : Montant en € du non humain / Montant total DSI ou (kpi1-kpi25)/ kpi1)
Les natures de dépenses entre matières grises et autres peuvent être déclinées pour :
- Le build
- Le Run
- Au niveau des centres technologiques
Répartition des dépenses par nature comptable(KPI33)
Objectif(s) : Avoir une représentation des poids en € des principaux postes de dépenses selon la nomenclature des comptes comptables en suivre l’évolution dans le temps.
Définition : Prendre les comptes de classe 6 répartis en :
Définition : Prendre les comptes de classe 6 répartis en :
- Personnel
- Prestation externe
- Matériel
- Logiciel
- Réseaux et télécommunication
- Frais de structure
Evaluation et évolution du poids des principaux processus de la DSI
Ces métriques permettent de suivre l’évolution des principaux processus de la DSI. On remarque que le RUN a une tendance à croitre d’année en année si rien n’est fait. Les principales causes sont l’accumulation du patrimoine applicatif, le manque de projet de décommissionnement, la croissance des volumes de données en l’absence de purge régulière. Il faut rester vigilant à ce que le RUN ne vienne pas étouffer le Build à budget constant. Si c’est le cas, la DSI se heurte à un paradoxe : Augmenter le Build pour réurbaniser le patrimoine applicatif mais être dans l’incapacité de le faire sans accroitre considérablement son budget à cause du poids trop important du Run.
Poids du Run (KPI41)
Objectif(s) : Suivre le poids des coûts récurrents de mise à disposition des services utilisateurs (bureautique, service métiers, services techniques).
Définition : Total des dépenses des activités Run. Ceci recouvre toutes les activités récurrentes qui permettent de délivrer les services et de les maintenir en condition opérationnelle. Les activités études comme la maintenance corrective ou le support fonctionnel aux utilisateurs font partis du périmètre car elles participent au MCO.
Calcul : total € Run / Total € dépense DSI
Définition : Total des dépenses des activités Run. Ceci recouvre toutes les activités récurrentes qui permettent de délivrer les services et de les maintenir en condition opérationnelle. Les activités études comme la maintenance corrective ou le support fonctionnel aux utilisateurs font partis du périmètre car elles participent au MCO.
Calcul : total € Run / Total € dépense DSI
Poids des environnements de travail utilisateurs (KPI42)
Idem que KPI41 mais que pour les environnements de travail utilisateurs.
Poids des services récurrents (KPI43)
Idem que KPI41 mais que pour les services récurrents et des services techniques.
Il est bien sûr possible de distinguer le poids des services récurrents métiers et des services techniques de type IASS ou PASS.
De même, il convient de mesurer la répartition du poids du RUN entre les 3 catégories de services du catalogue de service du Run (End user Services, Recurring Services, Technicals services selon la terminologie du Cigref 2014).
Il est bien sûr possible de distinguer le poids des services récurrents métiers et des services techniques de type IASS ou PASS.
De même, il convient de mesurer la répartition du poids du RUN entre les 3 catégories de services du catalogue de service du Run (End user Services, Recurring Services, Technicals services selon la terminologie du Cigref 2014).
Poids du Build (KPI42)
Objectif(s) : Suivre le poids de dépenses liées coûts projets.
Définition : Le Build intègre les dépenses projets réalisés dans le cadre de projet métiers mais aussi des projets techniques. L’ensemble des couts projets sont pris pour leur montant cash, donc sans prise en compte des projets immobilisés afin d’avoir une mesure homogène des coûts en cas de benchmark.
Calcul : Total € Build / Total € dépense DSI
Poids des projets métiers (KPI43)
Idem que KPI42 mais que pour les projets métiers.
Poids des projets techniques (KPI44)
Idem que KPI42 mais que pour les projets techniques.
Poids de la maintenance corrective sur le total des dépenses projets (KPI45)
Objectif(s) : mesurer le poids et l’évolution des dépenses en maintenance corrective au regard des efforts projets. Il ne faut pas que la capacité à faire les projets soit trop amputée par le temps consacré à la maintenance corrective. Si les mêmes équipes assurent les projets et la maintenance corrective alors la productivité projet peut être affectée par les nombreuses interruptions liées à de tâches de maintenance corrective (activité prioritaire). Un taux trop important de maintenance corrective peut révéler des problèmes de qualité de développement.
Définition : L’effort projet regroupe les dépenses projets (en cash) et la maintenance évolutive.
Calcul : Dépense € en maintenance corrective / total € de dépenses Build.
Définition : L’effort projet regroupe les dépenses projets (en cash) et la maintenance évolutive.
Calcul : Dépense € en maintenance corrective / total € de dépenses Build.
Poids de la maintenance corrective / Total Run (KPI46)
Idem que KPI45 mais ramené au poids du Run. N’oublions pas que la maintenance corrective est une activité du Run car elle contribue au MCO des services.
Poids la maintenance évolutive (KPI47)
Objectif(s) : Mesurer et suivre l’évolution du poids de la maintenance évolutive sur l’effort projet et rester dans des normes toujours acceptables. Cet indicateur permet de voir les possibles vases communicantes entre les projets et ce qui peux être utilisé comme buffer de dépassement des budgets projets !
Définition : la définition du seuil entre projet et la maintenance évolutive est propre à chaque entreprise. Cela peut-être un seuil en € ou en JH.
Calcul : Total € Maintenance évolutive / Total € dépense du Build.
Définition : la définition du seuil entre projet et la maintenance évolutive est propre à chaque entreprise. Cela peut-être un seuil en € ou en JH.
Calcul : Total € Maintenance évolutive / Total € dépense du Build.
Mesurer de la productivité des activités
Ces métriques permettent de déterminer le niveau de « caping » des équipes humaines pour les activités du Run. Elle donne une idée de l’élasticité de la taille des équipes humaines vis-à-vis du volume à exploiter / administrer. Cela permet d’anticiper à la hausse ou à la baisse la taille des équipes en fonction de volumes prévisionnels, et permet de mesurer le taux de productivité des équipes et dans suivre l’évolution dans le temps (volume à administrer / nombre d’ETP).
Si on remplace le nombre de JH par des euros alors on calcul un ratio d’efficience des activités.
Si on remplace le nombre de JH par des euros alors on calcul un ratio d’efficience des activités.
Efficacité exploitation mainframe (KP51)
Objectif(s) : Mesurer l’effort humain pour administrer une partition Z/OS.
Définition : le ratio permet de connaitre le nombre de JH par an pour une partition. On estime que plus il y a de partitions et plus il faut d’administrateur Z/OS.
Calcul : total de JH (ou d’ETP) d’admin du ZOS / nombre de partition
Définition : le ratio permet de connaitre le nombre de JH par an pour une partition. On estime que plus il y a de partitions et plus il faut d’administrateur Z/OS.
Calcul : total de JH (ou d’ETP) d’admin du ZOS / nombre de partition
Efficacité Exploitation Unix / Linux (KP53)
Idem que KP51 mais pour les OS Unix et Linux. On comptabilise le nombre d’instance des systèmes d’exploitation actifs qu’il soit sur machine physique ou virtuel.
Objectif(s) : Ce KPI permet d’avoir une idée du nombre de JH (ou ETP) nécessaire par an pour exploiter une machine Unix / Linux. On considère que plus il y a des VM actives à administrer et plus il a besoin de JH en administration/exploitation.
Objectif(s) : Ce KPI permet d’avoir une idée du nombre de JH (ou ETP) nécessaire par an pour exploiter une machine Unix / Linux. On considère que plus il y a des VM actives à administrer et plus il a besoin de JH en administration/exploitation.
Efficacité Windows (KPI53)
Idem que KPI52 mais pour Windows.
Les mesures d’efficacité des activités d’administration peuvent être déclinées sur autant de technologies que désirées.
Les mesures d’efficacité des activités d’administration peuvent être déclinées sur autant de technologies que désirées.
Conclusions
Il est possible d’étayer les métriques en spécifiant les indicateurs aux niveaux :
Et la fin du tableau
- Des dépenses : Top 10 des fournisseurs, Top 10 par natures comptables
- Des activités : en mesurant le poids de chaque activité dans le budget global de la DSI
- Des services : il est possible d’avoir une cartographie de la consommation des ressources et des activités pour chaque service fourni par la DSI. C’est représenté par le mix Service x Activité x Ressource. Un exemple ci-dessous illustre pour un service « MDS100 » le montant consommé par nature de charge et par activité (activité du Cigref).
| Services | Activity | Nature de charge | Cout € |
| MDS100 | ACQPRO | Matériel | 16 994 |
| MDS100 | ACQPRO | Presta. info. externes | 15 |
| MDS100 | ARCURB | Dotations aux Amortissements | 1 |
| MDS100 | ARCURB | Charges immobilières | 73 |
| MDS100 | ARCURB | Frais divers de personnel | 17 |
| MDS100 | ARCURB | Personnel permanent | 638 |
| MDS100 | ARCURB | Personnel temporaire | 0 |
| MDS100 | ARCURB | Presta. info. externes | 109 |
| MDS100 | ARCURB | Subventions sociales | 1 |
| MDS100 | COOMGT | Dotations aux Amortissements | 2 |
| MDS100 | COOMGT | Charges immobilières | 213 |
| MDS100 | COOMGT | Frais divers de personnel | 34 |
| MDS100 | COOMGT | Personnel permanent | 479 |
| MDS100 | COOMGT | Personnel permanent | 2 208 |
| MDS100 | COOMGT | Personnel temporaire | 18 |
| MDS100 | COOMGT | Presta. info. externes | 194 |
| MDS100 | COOMGT | Subventions sociales | 148 |
| MDS100 | EXPHEB | Dotations aux Amortissements | 0 |
| MDS100 | EXPHEB | Charges immobilières | 21 |
| MDS100 | EXPHEB | Frais divers de personnel | 6 |
| MDS100 | EXPHEB | Presta. info. externes | -72 |
| MDS100 | EXPHEB | Personnel permanent | 126 |
| MDS100 | EXPHEB | Personnel temporaire | 4 |
| MDS100 | EXPORA | Dotations aux Amortissements | 0 |
| MDS100 | SUPN2B | Dotations aux Amortissements | 0 |
| MDS100 | SUPN2B | Charges immobilières | 24 |
| MDS100 | SUPN2B | Frais divers de personnel | 4 |
| MDS100 | SUPN2B | Presta. info. externes | 485 |
| MDS100 | SUPN2B | Personnel permanent | 160 |
| MDS100 | SUPN2B | Personnel temporaire | 1 |
| MDS100 | SUPN2B | Presta. info. externes | 82 |
| MDS100 | SUPN2B | Subventions sociales | 72 |
| MDS100 | SUPN2F | Dotations aux Amortissements | 1 |
| MDS100 | SUPN2F | Charges immobilières | 70 |
| MDS100 | SUPN2F | Personnel permanent | 760 |
| MDS100 | SUPN2F | Personnel temporaire | 2 |
| MDS100 | SUPN2F | Presta. info. externes | 35 |
| MDS100 | SUPN2F | Subventions sociales | 15 |
| MDS100 | SUPN2T | Dotations aux Amortissements | 1 |
| MDS100 | SUPN2T | Charges immobilières | 136 |
| MDS100 | SUPN2T | Frais divers de personnel | 22 |
| MDS100 | SUPN2T | Personnel permanent | 1 045 |
| MDS100 | SUPN2T | Personnel temporaire | 0 |
| MDS100 | SUPN2T | Presta. info. externes | 579 |
| MDS100 | SUPN2T | Subventions sociales | 25 |
| MDS100 | SUPNI1 | Dotations aux Amortissements | 0 |
| MDS100 | SUPNI1 | Charges immobilières | 0 |
| MDS100 | SUPNI1 | Frais divers de personnel | 0 |
| MDS100 | SUPNI1 | Presta. info. externes | 60 |
| MDS100 | SUPNI1 | Personnel permanent | 2 |
| MDS100 | SUPNI1 | Subventions sociales | 0 |
| Total général | 89 884 | ||
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